對場合控制行業中使用場合軟件程序的最新研究表明，活動組織者正在採用多種技術來協助計劃和管理他們的場合。這些研究在 2009 年 11 月期間變成了在線進行。參與者被要求對他們正常使用的場合軟件程序進行評分。最受歡迎的 4 種裝備是：
– 電子郵件營銷
– 在線註冊
– 在線調查
– 事件報告與分析
13% 的受訪者表示，電子郵件廣告和營銷的使用現在是用於幫助控制其活動的重要活動軟件程序工具之一。這種使用的增長可歸因於此類設備的先進性，以及它們在當前經濟衰退期間提供價值影響方法的潛力。
電子郵件營銷可用於提前宣傳活動、發送有針對性的個性化邀請以及在活動結束後管理代表調查。電子郵件營銷軟件程序現在可以跟踪打開、刪除了多少封電子郵件、點擊了哪些鏈接、電子郵件是否轉發給了其他人以及更多測量。這使活動經理能夠從他們的活動之外進行檢查，幫助將命運促銷活動形成額外的價值強大和高效的活動。
鏈接到數據庫或 CRM 系統，電子郵件廣告有助於使收件人/代表選擇更加簡單。數據庫可以分割成 刺繡眾多的公司，從而量身定做電子郵件中的消息邀請。將電子郵件軟件程序設備與 CRM 機器集成在一起，還可以使觸摸事實在任何時間都保持當前和最新狀態——隨著觸摸事實的變化而自動更新。
由於電子郵件廣告節省了印刷和郵資成本，因此它現在也成為那些希望降低活動價格以及提供額外道德、低碳活動廣告選擇的組織的首選方法。
事件發生後，事件管理者可以使用他們的電子郵件廣告設備發送觀察調查。這些可以根據委託進行定制，並且可以在事件之後定期生成。電子郵件中的鏈接會將代錶帶到一個網頁，他們可以在其中完成互聯網調查。活動經理可以毫不費力地唱出誰完成了調查，誰還沒有閱讀調查電子郵件；允許他們使他們的觀察電話更有效率。
超過 1/2 的調查受訪者（56%）還表示，允許代表在線註冊的能力已成為現代活動管理的重要組成部分。在線活動註冊使代表們能夠控制自己的註冊程序——通過將活動經理從這個級別推遲，它使他們能夠專注於效率更高的區域。在線註冊表格可以根據個人場合進行定制，確保容易收到代表所需的具體事實。登記官僚機構也可以存儲為模板，從而可以毫不費力地複制它們以用於命運類似的活動。
將代表引導到主機網站登錄也有助於增加網站訪問者，並且可以與在線促銷一起使用，以幫助增加網站訪問者的數量和其他領域的在線轉換。
使用事件軟件程序來輔助操縱組件或所有事件管理過程可以另外擴展以涵蓋提交事件評估。確保活動提供高投資回報率是衡量活動經理的關鍵指標之一。能夠快速、正確地有效衡量投資回報率和不同的 KPI 現在是活動策劃者所要求的。使用活動管理軟件快速、適當地創建發布活動評論意味著活動組織者能夠有效地評估其活動中的成就。